Efectele celor nouă luni de pandemie s-au simțit și se simt în întreaga economie. Firmele, indiferent de dimensiunea lor, au fost nevoite să facă adevărate salturi de la „normalul” începutului de an 2020, la „normalul” apărut după declanșarea crizei medicale. Se poate spune că „normalul” de astăzi are cu totul alte valențe. Cei care au reușit să-și însușească lecțiile acestei perioade s-au adaptat din mers și au implementat, la nivelul business-urilor, acele măsuri care să ajute la depășirea oricărui obstacol. Experiența gigantului British American Tobacco (BAT) este relevantă în acest sens. Ileana Dumitru, Head of Legal BAT România, ne-a vorbit despre modul în care s-au derulat lucrurile în interiorul unuia dintre cei mai puternici jucători din industria tutunului.

Într-o perioadă în care provocările au fost la ordinea zilei, BAT a reușit să-și însușească toate schimbările, bazându-se pe cea mai importantă resursă pe care o deține o companie: omul.

De altfel, Ileana Dumitru ne-a spus că, din punctul său de vedere, una dintre lecțiile majore din această perioadă a fost importanța comunicării și a încrederii. „Din punct de vedere uman, a fost foarte important să menținem deschise canalele de comunicare, să rămânem conectați și să ne acordăm sprijin reciproc în diferitele provocări cu care, poate, ne confruntăm prima dată. La nivel de business, am înțeles încă o dată importanța încrederii și a susținerii reciproce: de la asigurarea unei comunicări permanente cu angajații noștri și dezvoltarea unor politici care să îi sprijine în adaptarea la noul context, până la regândirea relației cu consumatorii și partenerii comerciali, prin adoptarea unor termeni flexibili și adaptați nevoilor lor specifice. S-a creat astfel acea comunitate bazată pe solidaritate și pe implicare, pe responsabilitate individuală și pe conștietizarea faptului că alegerile noastre, indiferent cât de simple sau complexe, au impact asupra noastră, asupra celor din jur și, în final, asupra umanității noastre”, punctează avocatul.

Departamentul pe care îl coordonează Ileana Dumitru a fost, în tot acest timp, în linia întâi, având misiunea de a identifica soluțiile cele mai bune pentru schimbările care au intervenit. „Cu siguranță, am avut numeroase provocări: implementarea la scară largă a telemuncii, dezvoltarea sistemelor și a tehnologiei necesare pentru a păstra conexiunea între oameni și funcționalitatea proceselor, asigurarea unui mediu lucru cât mai sigur, conform prevederilor legale stabilite de autorități și de politicile interne ale companiei. Ne-am adaptat rapid atât mediul de lucru, cât și procesele interne și ne-am bazat foarte mult pe nivelul de responsabilitate individuală a colegilor noștri, care au înțeles foarte bine necesitatea respectării măsurilor de siguranță și care și-au adaptat modul de lucru la noile condiții, asigurând buna funcționare a business-ului și dezvoltând chiar noi moduri de abordare a proiectelor, adaptate noului context social”, explică expertul.
Pentru a putea implementa noua formă de muncă, s-a luat decizia ca angajații BAT să beneficieze de echipamente de lucru cu comunicații criptate, care pot fi operate din orice loc în aceleași condiții ridicate de securitate ca la birou sau în punctele de lucru.

Toți salariații au fost informați și instruiți cu privire la funcționalitatea și actualizarea aplicațiilor BAT și au permanent la dispoziție puncte de contact pentru a primi suport și informațiile de care au nevoie în acest sens. „De asemenea, politica companiei privind Protecția Datelor cu Caracter Personal, în concordanță cu prevederile legii, este aplicabilă și în aceste condiții la fel ca și înainte de pandemie. Astfel, pot spune că nu am revenit la normal, ci ne-am redefinit și adaptat normalitatea pentru a răspunde cât mai corect și eficient contextului în care funcționează societatea azi”, arată Ileana Dumitru.

Juriștii BAT au acordat prioritate implementării și respectării stricte a măsurilor de siguranță stabilite de autorități și de politicile interne ale companiei, pentru a se asigura că toți angajații firmei își pot derula activitatea în condiții cât mai sigure.

De asemenea, au fost permanent conectați la evoluția reglementărilor stabilite de autorități referitor la protejarea angajaților și la crearea unui cadru normativ care să vină în sprijinul celor cu situații speciale, măsuri care au completat politicile interne deja existente la nivelul BAT.

„În plus, ne-am concentrat pe asigurarea respectării noilor reglementări în spațiul public și am acordat sprijinul juridic necesar colegilor noștri pentru adaptarea obiectivelor de business și a proiectelor la noile condiții impuse de prevederile legale. Ca business, considerăm prioritare atât siguranța angajaților noștri, cât și a consumatorilor și a partenerilor comerciali. De aceea, am acționat rapid prin regândirea proiectelor și a comunicării noastre, astfel încât să asigurăm continuitatea parteneriatelor comerciale și să răspundem așteptărilor consumatorilor noștri, în condițiile de siguranță impuse de pandemie”, explică profesionistul BAT România.

Volumul de muncă din cadrul Departamentului juridic s-a majorat semnificativ, în ultimele luni. Ileana Dumitru menționează că, evident, prioritare au fost elementele de noutate impuse de pandemie, traduse în reglementări noi și în măsuri de siguranță impuse la nivelul întregii societăți. „Pe de altă parte, au existat proiecte deja anunțate, care și-au continuat parcursul fără a fi afectate de instaurarea pandemiei. Un astfel de exemplu este interdicția de comercializare a țigărilor mentolate în Uniunea Europeană începând cu 20 mai 2020, conform prevederilor Directivei europene pentru produse din tutun, transpusă în legislația românească. O prevedere legală căreia industria tutunului a fost nevoită să îi dea curs, deși retragerea acestor produse de pe piață a presupus o activitate intensă în acea perioadă în care țara noastră tocmai ce ieșise din starea de urgență. Mulțumim autorităților și partenerilor comerciali pentru sprijinul acordat în gestionarea acestui proces, în condiții cât mai sigure pentru angajații noștri. Un alt exemplu este lansarea în acest an a celei mai recente versiuni glo, cel mai inovator dispozitiv al companiei noastre, care încălzește, nu arde tutunul. Fiind încă o categorie de produse destul de recent apărută pe piață, este nevoie de o comunicare susținută cu partenerii comerciali și cu consumatorii. Departamentul juridic a asigurat suportul necesar adaptării și regândirii acestei comunicări, cu respectarea cadrului legal existent, dar și a noilor măsuri de siguranță stabilite de autorități”, detaliază specialistul.

Referindu-se la colaborările cu firmele de avocați, Ileana Dumitru a subliniat faptul că departamentul pe care îl coordonează a continuat această procedură și în timpul pandemiei. Experții BAT au lucrat cu case de avocatură cărora le-au solicitat servicii de asistență juridică în special pentru elaborarea punctelor de vedere specializate și pentru asigurarea reprezentării în relația cu terți.

Pentru un business atât de mare, așa cum este cel al British American Tobacco, suportul acordat de Departamentul juridic este extrem de valoros, fie că discutăm despre asigurarea continuității unor proiecte cu specific permanent în cadrul organizației, fie despre dezvoltarea unor noi direcții de acțiune adaptate contextului economic și de afaceri actual.

„Cu siguranță, tehnologia și instrumentele digitale au o contribuție esențială în eficientizarea suportului acordat de noi, dar ne bazăm foarte mult pe expertiza și competența colegilor noștri. În funcție de fluctuația nevoilor de business, am completat resursele interne cu colaborări pentru diverse proiecte, alocând resursele specifice necesare îndeplinirii fiecărui obiectiv în parte”, precizează juristul BAT.

În ultimele șase luni, echipa coordonată de Ileana Dumitru s-a concentrate foarte mult pe pe înțelegerea și adaptarea business-ului și a modului de lucru la condițiile impuse de pandemie și la cerințele autorităților.„Prioritatea a fost și rămâne siguranța oamenilor noștri și, implicit, dezvoltarea unui mediu de lucru cât mai sigur, dar și alinierea la recentele prevederi legale privind protecția angajaților în condiții de stare de urgență și, ulterior, de alertă. De asemenea, ne-am concentrat și pe asigurarea continuității business-ului nostru, pentru a păstra o funcționare optimă a proceselor, cu respectarea strictă a normelor de siguranță și de funcționare impuse de autorități și de politicile interne ale companiei la nivel global. Dincolo de aceste priorități, rămân permanent în atenție respectarea strictă a prevederilor legale și asigurarea aplicării acestora în ariile vizate ale business-ului, dezvoltarea de planuri de continuitate și de răspuns în situații-limită, menținerea unui dialog constant cu autoritățile statului, pentru o analiză permanentă a evoluției pieței și pentru asigurarea unui cadul legal predictibil și necesar dezvoltării sustenabile a afacerii noastre”, subliniază Ileana Dumitru.

Deciziile luate ca urmare a faptului că întreaga organizație BAT s-a adaptat rapid la noul context social și economic a reprezentat cheia succesului. Miza acestui efort l-a constituit funcționarea continuă a business-ului, cu toate măsurile necesare în acest sens. Astfel, fiecare unitate de business a elaborat un plan de continuitate a afacerii, care este actualizat permanent și pregătit pentru a fi pus în aplicare. La nivel individual, fiecare dintre angajați are o direcție clară referitor la adaptarea rolului său în noile condiții de lucru.

„În mod clar, trecem printr-o situație foarte fluidă, care evoluează permanent și într-un ritm alert. Pe de altă parte, este clar că această criză este departe de a se termina și, mergând mai departe, este imperativ să rămânem conectați la sursele autorizate de informații, să înțeleagem implicațiile și să acționăm cât mai responsabil. Credem că prin măsurile adoptate, prin reacția rapidă de organizare a afacerii și susținându-ne reciproc, vom putea să ne atingem obiectivele, chiar și în acest moment de criză provocată de pandemie, acționând în același timp pentru siguranța noastră și a celor din jurul nostru”, amintește Ileana Dumitru.

Siguranța angajaților a fost pusă întotdeauna pe primul plan. Din acest motiv, dar și pentru a respecta întocmai recomandările autorităților, majoritatea salariaților din sediul central încă lucrează de acasă. Cei care, din motive legate de specificul activității, trebuie să ajungă la birou, sunt îndemnați să respecte măsurile stricte de igienă și purtarea obligatorie a măștii, distanțarea socială și evitarea întâlnirilor în spații restrânse. Echipele de logistica si de vânzări, având un specific diferit, s-au adaptat acestei situații prin măsuri sporite de protecție și igienizare și păstrând cât mai mult posibil distanța socială. În ceea ce privește personalul fabricii din Ploiești, acesta informat permanent asupra noilor protocoale de igienă și dezinfecție a unităților de producție și asupra noilor reguli de acces.

„Aproape toate activitățile noastre continuă în ritm normal, beneficiind de suportul tot mai performant al tehnologiei și al departamentului IT pentru asigurarea conexiunilor la distanță. În această perioadă, departamentul HR a continuat, de asemenea, și procesul de angajare de noi colegi, iar pentru ei au fost dezvoltate programe online de familiarizare cu diferitele funcțiuni, cu oamenii din diferite echipe, tocmai pentru ca mediul de lucru să fie cât mai primitor încă de la început. Toți angajații beneficiază de acces la servicii medicale și suport psihologic și acordăm o atenție sporită nevoii de flexibilitate în muncă, pentru a răspunde cât mai bine nevoilor angajaților noștri”, susține expertul.

Ileana Dumitru subliniază faptul că BAT România a reușit să mențină condițiile de lucru pentru toți angajații , concentrându-se chiar pe dezvoltarea și diversificarea suportului acordat: flexibilitate în programul de lucru, acces la servicii medicale și sprijin psihologic, asigurarea echipamentelor de lucru și a măsurilor necesare de siguranță pentru cei care lucrează și de la birou.

„Cum menționam anterior, am continuat în această perioadă procesul de angajare, asigurând intrumentele necesare pentru ca noii noștri colegi să se familiarizeze cât mai bine cu mediul de lucru și cu echipele, chiar dacă majoritatea întâlnirilor sunt, în acest moment, virtuale. Sperăm ca această direcție să continue și în viitor, fiind foarte încrezători în capacitatea business-ului nostru de adaptare la contextul extern. Un rol important în stabilirirea direcțiilor noastre de acțiune este jucat de autorități și de măsurile de reglementare stabilite de aceastea, dar ne bazăm în continuare pe dialogul constant și constructiv pe care l-am dezvoltat în cei peste 20 de activitate în România, pentru ca business-ul nostru să își păstreze statutul de partener economic și angajator strategic”, a conchis Ileana Dumitru, Head of Legal BAT România.